Hogeschool Utrecht (HU) gebruikt software van Paragin Group op twee plekken waar veel administratie rond de student draait. Coachview, voor opleidings- en cursusbeheer, draagt de logistiek en administratie van het non-degree onderwijs. In OnStage regelt HU stages en afstuderen, van vacatures en contracten tot studentdossiers en eindproducten.
Het zijn twee heel verschillende processen. Het vertrekpunt was hetzelfde: faculteiten, instituten en coördinatoren werkten elk op hun eigen manier, en HU wilde één gedeeld, digitaal overzicht zonder de flexibiliteit te verliezen die ze nodig hebben.
De uitdaging: elke faculteit en elke coördinator een eigen systeem
Non-degree onderwijs: flexibele processen, losse systemen
De 21e eeuw vraagt om hoogwaardig opgeleide professionals. Een leven lang flexibel leren staat daarbij voorop. Hogeschool Utrecht heeft daarom het post-hbo-onderwijs, het non-degree onderwijs, als strategische prioriteit. Zo geeft de hogeschool vorm aan haar maatschappelijke rol.
HU heeft veel ervaring met het opleiden van werkende professionals. Jaarlijks leidt de hogeschool 25.000 studenten op via deeltijd, duaal hbo, masters en vervolgopleidingen. Ieder staat in een andere fase van zijn of haar carrière. Om dat goed te doen, werkt elk instituut en elke faculteit continu aan de kwaliteit van de dienstverlening. Dat vraagt veel van de logistieke ondersteuning en van een duidelijke profilering van het aanbod.
Vergeleken met het reguliere onderwijs spelen hier flexibelere processen, en per faculteit werden verschillende systemen gebruikt. HU wilde in control zijn over die processen, zonder de flexibiliteit voor faculteiten en instituten uit het oog te verliezen. Om de bedrijfsprocessen te optimaliseren startte de hogeschool vijf deelprojecten, waaronder bedrijfsvoering, met duidelijke speerpunten: uniform werken, efficiënt werken (operational excellence), klantvriendelijkheid, flexibiliteit en professionaliteit. Kortom: meer grip en controle krijgen, en houden, op de administratie van de non-degree opleidingen.
Stages en afstuderen: dossiers op papier en in de mailbox
Bij stages en afstuderen speelde hetzelfde probleem in een andere vorm. Elke docent en stagecoördinator had een eigen systeem om het proces te volgen. De dossiers van studenten lagen bij de docenten zelf, en coördinatoren hielden het overzicht bij door ieder op hun eigen manier een uitdraai in te vullen.
HU had behoefte aan een systeem om de opgeleverde (eind)producten te archiveren en de voortgang transparanter te maken. Daarnaast was er behoefte aan een vacaturebank waarin organisaties zelf hun stagevacatures beheren.
De oplossing: Coachview als spin in het web, OnStage voor de stages
Coachview, gekoppeld aan de systemen die er al waren
HU heeft het selectieproces voor het non-degree onderwijs grondig aangepakt. De systemen die per faculteit werden gebruikt, zijn bestudeerd en gedemonstreerd, en daaruit zijn de wensen gedestilleerd. Coachview sloot daar als spin in het web het beste op aan: het complete logistieke onderwijsproces kon op uniforme wijze worden geoptimaliseerd, met behoud van flexibiliteit voor het individu. De koppelingen gaven de doorslag. Coachview moest aansluiten op de website ‘Werk en Studie’, het financiële systeem en het studentinformatiesysteem Osiris. HU werkt sinds 2013 met Coachview.
Toen de keuze op Coachview viel, zijn direct alle gebruikers getraind, volgens het principe leren door te doen en met gedetailleerde werkinstructies. Twee key-users ondersteunden hun collega’s en bewaakten de beoogde uniformiteit en efficiëntiewinst. Binnen een half jaar liepen alle belangrijke logistieke processen rond non-degree onderwijs van ruim 14 instituten via Coachview.
Er waren ook leerpunten. Een daarvan was de aandacht voor de individuele wensen van eindgebruikers. Coachview kon die prima aan, maar dat ging ten koste van de uniformiteit en efficiëntie. HU heeft die individuele aanpak daarom langzaam losgelaten, zodat Coachview breder toepasbaar werd.
OnStage voor het hele stageproces
Voor stages en afstuderen koos HU voor OnStage, een webbased portal. De invoering ging in twee stappen. Arie Groenenboom, stagecoördinator bij het Instituut voor ICT, vertelt hoe:
“In mei zijn we gestart met het voortraject en in september met het begeleidingstraject. We zijn goed ondersteund bij de implementatie.”
Niet elke coördinator zat op een nieuw systeem te wachten. Rob Niekel, docent chemie bij Chemical Research & Development, zag dat van dichtbij:
“In het begin voelden stagecoördinatoren niet de behoefte om over te stappen op een nieuw systeem. Ze waren gewend aan hun eigen manier van werken.”
Het resultaat: binnen een jaar grip op non-degree onderwijs, en stages op één plek
Opleidingslogistiek en financiën onder controle
HU heeft samen met Coachview ook het facturatieproces uniform gemaakt en geïntegreerd in het bestaande financiële systeem. Dat gaf volledig inzicht in en controle over de financiële stromen. Ook de laatste stap, de aansluiting op het studentinformatie- en volgsysteem, is gerealiseerd. Het doel was grip en overzicht op het non-degree onderwijs, en dat is in circa een jaar gelukt. Alle belangrijke logistieke en administratieve processen zijn nu op elkaar afgestemd en aangesloten op de omliggende systemen.
Margot Loop is applicatiemanager bij HU:
“Met de implementatie van Coachview hadden we binnen 1 jaar grip én controle op inschrijvingen, opleidingen en de financiële administratie!”
Zo ziet die grip er in de praktijk uit:
- Continu inzicht in het aantal inschrijvingen per opleiding
- Een gestructureerd opleidingsaanbod op de website ‘Werk en Studie’, gekoppeld aan het opleidingsportaal van Coachview
- Financieel overzicht en grip door de integratie met DAX en directe terugkoppeling in Coachview
- Een managementmodule met omzetgegevens per opleiding, per instituut of per faculteit
- Operationele grip op een leven lang leren door de integratie met Osiris
Stages en afstuderen op één digitale plek
Met OnStage is het papierwerk verdwenen. Serena van Lierop, coördinator bij het Instituut voor Recht, vergelijkt het met hoe het vroeger ging:
“Waar we vroeger de contracten en papieren op papier hadden, de contracten nog naar de organisaties werden gestuurd en de vacatures via de mail gingen, is er nu een systeem waarin we alles digitaal kunnen opslaan.”
“Alles staat op één plek en alles is digitaal. Het voortraject is heel overzichtelijk.”
Rob Niekel ziet dezelfde verandering:
“Het is een overzichtelijk systeem waarin alles nu op een centrale plek staat en je niet meer dagenlang hoeft te mailen voordat alles rond is.”
Vertrouwelijkheid was een aandachtspunt, en daar is hij nu positief over:
“Daar wordt nu rekening mee gehouden in de sjablonen, en dat is een heel positief punt.”
Voor Arjan Kroon, stagecoördinator bij Communicatie en Multimedia Design, zit de winst in de toegang:
“Waar het eerst aan toegang ontbrak, is die er nu in OnStage. Het is toegankelijk en makkelijk in te vullen.”
Hij ziet ook ruimte om er meer mee te doen:
← Terug naar alle verhalen“Het programma biedt zoveel mogelijkheden; die ruimte benutten we nog niet helemaal.”
