De Marnix Academie in Utrecht leidt ruim 1.300 studenten op tot leraar basisonderwijs. De hogeschool werkt nauw samen met meer dan 360 basisscholen in de regio. Samen vormen ze een partnerschap (Partners in Education and Development) waarin de verantwoordelijkheid voor het opleiden van studenten wordt gedeeld.
Die samenwerking is van onschatbare waarde, maar ook complex: studenten plaatsen, begeleiden en beoordelen vraagt om zorgvuldigheid en structuur.
Opleidingsmanager Jessica Kuiper, voormalig functioneel beheerder en onderwijsadviseur Tim Bossinade en de huidige beheerder Joris Leistra vertellen hoe ze dat met OnStage aanpakken.
De uitdaging: grip op een complex plaatsingsproces
Studenten plaatsen is voor de Marnix Academie elk jaar een grootschalige operatie. Elk jaar in februari beginnen de partnerscholen met het invullen van hun schoolprofiel in OnStage.
“Scholen vullen in OnStage een profiel in, met niet alleen hun onderwijsvisie en missie, maar ook het aantal beschikbare stageplaatsen. Tweede- en derdejaarsstudenten kunnen die profielen in maart bekijken en in overleg met hun studiecoach en hun mentor op school een school kiezen die past bij hun leerroute. Daarna volgt de Partnerscholenmarkt, waar honderden scholen en hun studenten samenkomen. Studenten geven vervolgens hun top drie door, en dan begint de ingewikkelde matchingspuzzel.”
Die puzzel is allesbehalve eenvoudig.
“De grootste uitdaging is de juiste match vinden en zorgen voor een eerlijke verdeling over alle partnerscholen. Studenten moeten in hun opleiding ook variatie laten zien, dus niet vier jaar op hetzelfde type school, maar ervaring in verschillende contexten: stad en dorp, grote en kleine scholen, of een specifieke onderwijsvisie zoals Montessori of Jenaplan. Tegelijk moeten we ook plaatsen vrijhouden voor eerstejaarsstudenten, die we handmatig indelen op basis van reisafstand. Vierdejaarsstudenten hebben meer vrijheid: zij solliciteren zelf naar een plek, ondersteund door OnStage.”
Er was ook een tweede uitdaging: de systemen.
“Voor OnStage werkten we met een op maat gebouwd systeem dat precies aansloot op onze processen. Dat werkte goed, maar werd financieel onhoudbaar. We moesten over naar een standaardsysteem, zonder onze eigen manier van werken kwijt te raken. De vraag was: vinden we een platform dat flexibel genoeg is om onze processen te ondersteunen, in plaats van dat wij ons eraan moeten aanpassen?”
De oplossing: flexibiliteit en samenwerking in OnStage
Na verschillende systemen te hebben verkend, koos de Marnix Academie in 2018 voor OnStage.
“Doorslaggevend was dat we ons hele proces, van schoolprofielen tot voorkeuren en matching, in OnStage konden inrichten. Zo konden we de kern van ons plaatsingssysteem behouden: studenten en scholen ontmoeten elkaar, er is keuzevrijheid en we streven naar de best mogelijke match.”
De implementatie ging wel gepaard met uitdagingen.
“Honderden gebruikers moesten inloggen: docenten, instituutsopleiders en scholen. In de eerste jaren liepen we tegen kleine problemen aan (terminologie, onduidelijke gebruikersrechten), maar die hebben we stap voor stap opgelost met duidelijke instructies en begeleiding. Uiteindelijk bleek het systeem flexibel genoeg om met ons mee te groeien.”
Tim vult aan:
“In het begin hadden instituutsopleiders ruime rechten in het systeem om studenten te plaatsen, maar dat maakte het ook kwetsbaar. Wijzigingen werden niet altijd consequent doorgevoerd, waardoor de data rommelig werd. Studenten die stopten of van school wisselden, of nieuwe records die handmatig werden aangemaakt, zorgden voor dubbelingen en fouten.”
Daarom volgde een grote opschoonactie: openstaande records werden gearchiveerd, processen werden opnieuw ingericht en er kwamen nieuwe velden bij.
“We hebben ook vaste momenten ingepland om de data te controleren. Twee keer per jaar draaien we met ons team van Bureau Samen Opleiden rapportages in OnStage. Zo worden onregelmatigheden op tijd gesignaleerd en gecorrigeerd, blijft het systeem schoon en blijft de werkdruk beheersbaar.”
Het resultaat: meer grip en een sterkere samenwerking
Dankzij OnStage heeft de Marnix Academie nu veel meer overzicht en grip.
“We hebben realtime overzicht van alle partnerscholen en de studenten die daar geplaatst zijn. Dat is cruciaal, zeker nu de financieringsstructuren veranderen en we precies moeten weten wie waar geplaatst is. OnStage geeft die transparantie, zolang we het zorgvuldig bijhouden. Dat is precies wat we nodig hebben.”
“Sinds we de records hebben opgeschoond en het proces hebben gestroomlijnd, kunnen we wijzigingen veel makkelijker volgen. Dat geeft vertrouwen en scheelt veel tijd.”
OnStage versterkt ook de samenwerking tussen de hogeschool en de partnerscholen.
“De communicatie wordt gestructureerder en iedereen, van instituutsopleider tot mentor op school, kan zijn rol goed invullen.”
De resultaten zijn duidelijk: in het begin was er een leercurve, maar inmiddels vinden beheerders, docenten en mentoren OnStage intuïtief en logisch.
“De kern van het systeem is zo eenvoudig (groepen aanmaken, studenten koppelen, ze plaatsen) dat iedereen het snel onder de knie heeft.”
← Terug naar alle verhalen“OnStage ontwikkelt met ons mee. Of het nu gaat om een nieuw curriculum of de komst van regionale opleidingsnetwerken, we kunnen het systeem daarop aanpassen. Dat maakt OnStage niet alleen een tool, maar een echte partner in ons praktijkgerichte opleidingsproces. Het helpt ons de brug tussen studie en praktijk te versterken, en dat is uiteindelijk waar het om draait.”
