Hogeschool Utrecht bekommt Weiterbildung und Praktika in den Griff

Die Hogeschool Utrecht (HU), eine niederländische Hochschule für angewandte Wissenschaften, setzt die Software von Paragin Group an zwei Stellen ein, an denen viel Verwaltung rund um die Studierenden anfällt. Coachview, für Kurs- und Weiterbildungsmanagement, trägt die Logistik und Verwaltung der Weiterbildung ohne Abschlussgrad. In OnStage organisiert die HU Praktika und Abschlussarbeiten, von Stellenangeboten und Verträgen bis zu den Akten der Studierenden und ihren Abschlussprodukten.

Die beiden Prozesse sind sehr unterschiedlich. Der Ausgangspunkt war derselbe: Fakultäten, Institute und Koordinatoren arbeiteten jeweils auf ihre eigene Weise, und die HU wollte einen gemeinsamen, digitalen Überblick, ohne die nötige Flexibilität zu verlieren.

Die Herausforderung: jede Fakultät und jeder Koordinator mit eigenem System

Weiterbildung: flexible Prozesse, getrennte Systeme

Das 21. Jahrhundert verlangt nach hoch qualifizierten Fachkräften, und lebenslanges, flexibles Lernen steht dabei an erster Stelle. Die HU hat deshalb die Post-hbo-Bildung, also Weiterbildung ohne Abschlussgrad nach einem niederländischen Fachhochschulstudium, zur strategischen Priorität gemacht. So gestaltet sie ihre gesellschaftliche Rolle.

Die HU hat viel Erfahrung in der Ausbildung berufstätiger Fachkräfte. Jedes Jahr bildet sie 25.000 Studierende in Teilzeit- und dualen Studiengängen, Masterprogrammen und Weiterbildungen aus. Alle stehen an einem anderen Punkt ihrer Karriere. Damit das gelingt, arbeiten alle Institute und Fakultäten fortlaufend an der Qualität ihrer Dienstleistungen. Das stellt hohe Anforderungen an die logistische Unterstützung und an ein klares Profil des Angebots.

Im Vergleich zum regulären Studium gibt es in der Weiterbildung flexiblere Prozesse, und jede Fakultät nutzte dafür ein anderes System. Die HU wollte diese Prozesse unter Kontrolle haben, ohne den Fakultäten und Instituten die Flexibilität zu nehmen. Um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, startete sie fünf Teilprojekte, darunter die Betriebsführung, mit klaren Schwerpunkten: einheitlich arbeiten, effizient arbeiten (Operational Excellence), Kundenfreundlichkeit, Flexibilität und Professionalität. Kurz gesagt: die Verwaltung der Weiterbildungen besser in den Griff bekommen und im Griff behalten.

Praktika und Abschlussarbeiten: Akten auf Papier und im Posteingang

Bei Praktika und Abschlussarbeiten zeigte sich dasselbe Problem in anderer Form. Alle Lehrenden und Praktikumskoordinatoren hatten ein eigenes System, um den Prozess zu verfolgen. Die Akten der Studierenden lagen bei den einzelnen Lehrenden, und die Koordinatoren behielten den Überblick, indem sie einen Ausdruck jeweils auf ihre eigene Weise ausfüllten.

Die HU brauchte ein System, um die eingereichten Arbeiten und Abschlussprodukte zu archivieren und den Fortschritt transparenter zu machen. Außerdem wollte sie eine Stellenbörse, in der Organisationen ihre Praktikumsangebote selbst verwalten.

Die Lösung: Coachview als zentrale Schaltstelle der Kurslogistik, OnStage für die Praktika

Coachview, verbunden mit den vorhandenen Systemen

Die HU ist die Auswahl für die Weiterbildung gründlich angegangen. Die Systeme, die in den einzelnen Fakultäten genutzt wurden, wurden untersucht und vorgeführt, und daraus wurden die Anforderungen abgeleitet. Coachview passte als zentrale Schaltstelle am besten: Damit ließ sich der gesamte logistische Bildungsprozess einheitlich optimieren, ohne die Flexibilität für den Einzelnen aufzugeben. Den Ausschlag gaben die Schnittstellen. Coachview musste an die Website „Werk en Studie“, das Finanzsystem und das Studierendeninformationssystem Osiris angebunden werden. Die HU arbeitet seit 2013 mit Coachview.

Als die Wahl auf Coachview fiel, wurden sofort alle Nutzerinnen und Nutzer geschult, nach dem Prinzip Lernen durch Tun und mit detaillierten Arbeitsanweisungen. Zwei Key-User unterstützten die Kolleginnen und Kollegen und achteten auf die angestrebte Einheitlichkeit und den Effizienzgewinn. Innerhalb von sechs Monaten liefen alle wichtigen logistischen Prozesse der Weiterbildung von mehr als 14 Instituten über Coachview.

Es gab auch Lernpunkte. Einer davon war der Umgang mit individuellen Wünschen der Endnutzerinnen und Endnutzer. Coachview konnte sie gut abbilden, doch das ging auf Kosten von Einheitlichkeit und Effizienz. Die HU hat den individuellen Ansatz deshalb nach und nach aufgegeben, damit sich Coachview breiter einsetzen ließ.

OnStage für den gesamten Praktikumsprozess

Für Praktika und Abschlussarbeiten entschied sich die HU für OnStage, ein webbasiertes Portal. Die Einführung erfolgte in zwei Schritten. Arie Groenenboom, Praktikumskoordinator am Institut für ICT, erklärt:

„Im Mai haben wir mit der Vorphase begonnen und im September mit der Begleitphase. Bei der Implementierung wurden wir gut unterstützt.“

Nicht alle Koordinatoren hatten auf ein neues System gewartet. Rob Niekel, Chemielehrer im Bereich Chemical Research & Development, hat das aus der Nähe erlebt:

„Am Anfang sahen die Praktikumskoordinatoren keinen Bedarf, auf ein neues System umzusteigen. Sie waren an ihre eigene Arbeitsweise gewöhnt.“

Das Ergebnis: die Weiterbildung innerhalb eines Jahres im Griff, die Praktika an einem Ort

Kurslogistik und Finanzen unter Kontrolle

Gemeinsam mit Coachview hat die HU auch den Rechnungsprozess vereinheitlicht und in das bestehende Finanzsystem integriert. Das sorgte für vollständigen Einblick in die Finanzströme und Kontrolle darüber. Auch der letzte Schritt, die Anbindung an das Studierendeninformations- und Verlaufssystem, ist umgesetzt. Ziel war es, die Weiterbildung in den Griff zu bekommen und den Überblick zu gewinnen. Das ist in rund einem Jahr gelungen. Alle wichtigen logistischen und administrativen Prozesse sind jetzt aufeinander abgestimmt und an die umliegenden Systeme angebunden.

Margot Loop ist Applikationsmanagerin an der HU:

„Mit der Einführung von Coachview hatten wir innerhalb eines Jahres Anmeldungen, Weiterbildungen und die Finanzbuchhaltung im Griff und unter Kontrolle!“

So sieht das in der Praxis aus:

• Laufender Einblick in die Zahl der Anmeldungen pro Weiterbildung
• Ein strukturiertes Weiterbildungsangebot auf der Website „Werk en Studie“, verbunden mit dem Weiterbildungsportal von Coachview
• Finanzieller Überblick und Kontrolle durch die Integration mit DAX und direkte Rückmeldung in Coachview
• Ein Managementmodul mit Umsatzdaten pro Weiterbildung, pro Institut oder pro Fakultät
• Operative Kontrolle über lebenslanges Lernen durch die Integration mit Osiris

Praktika und Abschlussarbeiten an einem digitalen Ort

Mit OnStage ist der Papierkram verschwunden. Serena van Lierop, Koordinatorin am Institut für Recht, vergleicht es mit früher:

„Früher hatten wir die Verträge und Unterlagen auf Papier, die Verträge wurden noch an die Organisationen geschickt und die Stellenangebote per E-Mail verschickt. Jetzt gibt es ein System, in dem wir alles digital speichern können.“

„Alles ist an einem Ort, und alles ist digital. Die Vorphase ist sehr übersichtlich.“

Rob Niekel sieht dieselbe Veränderung:

„Es ist ein übersichtliches System, in dem jetzt alles an einem zentralen Ort gespeichert ist, und man muss nicht mehr tagelang E-Mails schreiben, bis alles geregelt ist.“

Vertraulichkeit war ein Thema, und hier ist er jetzt zufrieden:

„Das wird jetzt in den Vorlagen berücksichtigt, und das ist ein sehr positiver Punkt.“

Für Arjan Kroon, Praktikumskoordinator für Communication and Multimedia Design, liegt der Gewinn im Zugang:

„Wo früher der Zugang fehlte, ist er jetzt in OnStage vorhanden. Es ist zugänglich und leicht auszufüllen.“

Er sieht auch Raum, mehr daraus zu machen:

„Das Programm bietet so viele Möglichkeiten; diesen Spielraum nutzen wir noch nicht ganz.“