Ein flexibles Platzierungspuzzle für 1.300 angehende Lehrkräfte

Die Marnix Academie in Utrecht bildet über 1.300 Studierende zu Grundschullehrkräften aus. Die Hochschule arbeitet eng mit mehr als 360 Grundschulen in der Region zusammen. Gemeinsam bilden sie eine Partnerschaft (Partners in Education and Development), in der die Verantwortung für die Ausbildung der Studierenden geteilt wird.

Diese Zusammenarbeit ist von unschätzbarem Wert, aber auch komplex: Studierende zu platzieren, zu begleiten und zu beurteilen, erfordert Sorgfalt und Struktur.

Studiengangsleiterin Jessica Kuiper, der ehemalige Systemverantwortliche und Bildungsberater Tim Bossinade und der heutige Systemverantwortliche Joris Leistra erzählen, wie sie das mit OnStage bewältigen.

Die Herausforderung: Kontrolle über einen komplexen Platzierungsprozess

Die Platzierung der Studierenden ist für die Marnix Academie jedes Jahr ein Großprojekt. Jedes Jahr im Februar beginnen die Partnerschulen, ihr Schulprofil in OnStage anzulegen.

„Die Schulen füllen in OnStage ein Profil aus, das nicht nur ihr pädagogisches Leitbild und ihre Mission beschreibt, sondern auch die Zahl der verfügbaren Praktikumsplätze. Studierende im zweiten und dritten Studienjahr können diese Profile im März einsehen und in Absprache mit ihrem Studiencoach und ihrer Mentorin oder ihrem Mentor an der Schule eine Schule wählen, die zu ihrem Lernweg passt. Danach findet die Partnerschulmesse statt, bei der Hunderte Schulen und ihre Studierenden zusammenkommen. Anschließend geben die Studierenden ihre drei Favoriten an, und das komplexe Zuordnungspuzzle beginnt.“

Dieses Puzzle ist alles andere als einfach.

„Die größte Herausforderung besteht darin, die richtige Zuordnung zu finden und eine faire Verteilung über alle Partnerschulen sicherzustellen. Die Studierenden müssen in ihrer Ausbildung außerdem Vielfalt nachweisen, also nicht vier Jahre an derselben Art von Schule, sondern Erfahrung in unterschiedlichen Kontexten: Stadt und Dorf, große und kleine Schulen oder bestimmte pädagogische Konzepte wie Montessori oder Jenaplan. Gleichzeitig müssen wir Plätze für Studierende im ersten Jahr freihalten, die wir nach Fahrtweg von Hand zuteilen. Studierende im vierten Jahr haben mehr Freiheit: Sie bewerben sich selbst auf einen Platz, unterstützt von OnStage.“

Hinzu kam eine zweite Herausforderung: die Systeme.

„Vor OnStage haben wir mit einer eigens entwickelten Software gearbeitet, die perfekt zu unseren Prozessen passte. Sie funktionierte gut, wurde aber finanziell untragbar. Wir mussten auf ein Standardsystem umsteigen, ohne unsere eigene Arbeitsweise zu verlieren. Die Frage war: Finden wir eine Plattform, die flexibel genug ist, um unsere Prozesse zu unterstützen, statt uns zu zwingen, uns ihr anzupassen?“

Die Lösung: Flexibilität und Zusammenarbeit in OnStage

Nachdem sie mehrere Systeme geprüft hatte, entschied sich die Marnix Academie 2018 für OnStage.

„Ausschlaggebend war, dass wir unseren gesamten Prozess, von den Schulprofilen über die Präferenzen bis zur Zuordnung, in OnStage abbilden konnten. So konnten wir den Kern unseres Platzierungssystems erhalten: Studierende und Schulen lernen sich kennen, es gibt Wahlfreiheit, und wir streben die bestmögliche Zuordnung an.“

Die Einführung brachte allerdings Herausforderungen mit sich.

„Hunderte Nutzerinnen und Nutzer mussten sich anmelden: Lehrende, Ausbilderinnen und Ausbilder der Hochschule und Schulen. In den ersten Jahren stießen wir auf kleinere Probleme (Begriffe, unklare Benutzerrechte), aber die haben wir Schritt für Schritt mit klaren Anleitungen und Begleitung gelöst. Am Ende erwies sich das System als flexibel genug, um mit uns zu wachsen.“

Tim ergänzt:

„Anfangs hatten die Ausbilderinnen und Ausbilder der Hochschule weitreichende Rechte im System, um Studierende zu platzieren, aber das machte es auch anfällig. Änderungen wurden nicht immer einheitlich umgesetzt, was zu unsauberen Daten führte. Studierende, die abbrachen oder die Schule wechselten, oder neue Datensätze, die von Hand angelegt wurden, verursachten Dubletten und Fehler.“

Deshalb folgte eine große Bereinigung: Offene Datensätze wurden archiviert, Prozesse neu aufgesetzt und neue Felder hinzugefügt.

„Außerdem haben wir feste Termine eingeplant, um die Daten zu prüfen. Zweimal im Jahr erstellen wir gemeinsam mit unserem Team vom Bureau Samen Opleiden Berichte in OnStage. So werden Unstimmigkeiten rechtzeitig erkannt und korrigiert, das System bleibt sauber und der Aufwand überschaubar.“

Das Ergebnis: mehr Kontrolle und eine stärkere Zusammenarbeit

Dank OnStage hat die Marnix Academie heute deutlich mehr Überblick und Kontrolle.

„Wir haben in Echtzeit einen Überblick über alle Partnerschulen und die dort platzierten Studierenden. Das ist entscheidend, gerade jetzt, wo sich die Finanzierungsstrukturen ändern und wir genau wissen müssen, wer wo platziert ist. OnStage bietet diese Transparenz, solange wir es sorgfältig pflegen. Genau das brauchen wir.“

„Seit wir die Datensätze bereinigt und den Prozess verschlankt haben, lassen sich Änderungen viel leichter nachverfolgen. Das schafft Vertrauen und spart viel Zeit.“

OnStage stärkt auch die Zusammenarbeit zwischen der Hochschule und den Partnerschulen.

„Die Kommunikation wird strukturierter, und alle, von den Ausbilderinnen und Ausbildern der Hochschule bis zu den Mentorinnen und Mentoren an den Schulen, können ihre Rolle wahrnehmen.“

Die Ergebnisse sind eindeutig: Am Anfang gab es eine Lernkurve, doch heute empfinden Systemverantwortliche, Lehrende und Mentoren OnStage als intuitiv und logisch.

„Der Kern des Systems ist so einfach (Gruppen anlegen, Studierende verknüpfen, sie platzieren), dass sich alle schnell zurechtfinden.“

„OnStage entwickelt sich mit uns weiter. Ob ein neues Curriculum oder die Einführung regionaler Ausbildungsnetzwerke: Wir können das System entsprechend anpassen. Das macht OnStage nicht nur zu einem Tool, sondern zu einem echten Partner in unserer praxisorientierten Ausbildung. Es hilft uns, die Brücke zwischen Studium und Praxis zu stärken, und darauf kommt es am Ende an.“