Die Herausforderung: vom Flickenteppich zum Bedarf an einem zentralen Ort
ROC Nijmegen ist ein regionales Ausbildungszentrum für das mbo (niederländische Berufsausbildung). Im Bereich Gesundheit und Soziales koordiniert dort das BPV-Büro (BPV steht für die berufspraktische Ausbildung, also die Praxisphasen im Betrieb) jedes Jahr rund 2.000 bis 2.500 Praktikumsplätze für zwölf Ausbildungsgänge. Eine enorme logistische Aufgabe: Die Studierenden geben ihre Präferenzen an, die Praxisbetriebe haben eigene Wünsche und Anforderungen, und in jedem Schuljahr muss erneut eine passgenaue Zuordnung gelingen.
Bis 2020 geschah das größtenteils von Hand. „Wir haben alles in Excel und über einzelne E-Mails gemacht“, erzählt Lieke Hertman. „Die Dokumente lagen überall verstreut. Das war fehleranfällig, zeitraubend und einfach nicht mehr zu schaffen.“
Auch die Praxisbetriebe kämpften mit dem fehlenden Überblick. „Die Praktikumsbetriebe wussten oft nicht, wo sie Informationen finden konnten. Alles kam über einzelne E-Mails herein. Das war für niemanden angenehm.“
Hinzu kamen Spannungen, weil nicht alle gleich digital versiert waren. Und das Wachstum machte es nicht leichter: „Bei so vielen Zuordnungen pro Jahr gerät der Prozess ins Stocken, wenn man kein gutes System hat.“
Das BPV-Büro brauchte dringend einen zentralen Ort für Matching, Kommunikation und Monitoring, ein System, das der Dynamik von Gesundheit und Sozialem gerecht wird.
Die Lösung: OnStage als zentrales Rückgrat des BPV-Prozesses
Bei der Suche nach einem Matching-System schnitt OnStage am besten ab. „Wir haben etwas gesucht, das unseren gesamten Prozess unterstützen kann. OnStage hatte alles, was wir brauchten“, erzählt Lieke.
Die Einführung erforderte Zeit und Aufmerksamkeit, was bei einem Prozess mit Tausenden Studierenden und Hunderten beteiligter Praxispartner nicht verwundert. „Am Anfang war es eine Umstellung. Vor allem für die Praxisbetriebe. Deshalb haben wir im vergangenen Jahr alle unsere Anleitungen erneuert: pro Rolle, pro Nutzer. Dieser Bedarf war wirklich da.“
Langsam, aber sicher wurde OnStage zur festen Grundlage des BPV-Prozesses. „Ich habe den Eindruck, dass sich jetzt wirklich alle daran gewöhnt haben. Die Leute finden sich zurecht, schauen mehr selbst nach, und die Nutzung ist viel aktiver geworden.“
Was Lieke vor allem schätzt, ist die Klarheit des Systems: „Alles ist an einem Ort. Das gibt Ruhe und macht es viel einfacher, den Prozess im Blick zu behalten.“
Und der Blick richtet sich auch auf die Zukunft: „Ich hoffe, dass wir uns bald dem KI-Matching anschließen können. Es gibt so viele Möglichkeiten, Studierende noch besser zuzuordnen, etwa nach Merkmalen, Anfahrtsweg oder zusätzlichem Unterstützungsbedarf.“
Das Ergebnis: Überblick, Qualität und ein unverzichtbares Glied im Prozess
Seit dem Umstieg auf OnStage ist der Druck auf das BPV-Büro spürbar gesunken. „Für unseren Prozess ist es wirklich sehr wichtig. Wenn es OnStage nicht mehr gäbe, wäre unsere Arbeit deutlich schwieriger.“
Die Kommunikation mit den Praxisbetrieben ist übersichtlicher, die Verwaltung ist schlanker, und die Studierenden erleben mehr Klarheit. „Das System ist strukturiert und übersichtlich. Für mich erfüllt es alles, was wir brauchen.“
Selbst die Akzeptanz ist so weit gewachsen, dass Lieke kaum noch ohne kann: „Ich nenne mich immer die begeistertste Nutzerin von ROC Nijmegen“, sagt sie lachend. „Wenn jemand beschließen würde, dass wir ein anderes System nutzen müssen … dann trete ich in den Streik!“
Was als Suche nach weniger fehleranfälliger Arbeit begann, ist zu einem dauerhaften Fundament für den gesamten Praktikumsprozess von Gesundheit und Soziales geworden. „OnStage unterstützt unseren Prozess auf eine Weise, auf die man nicht mehr verzichten kann. Ich würde mir wünschen, dass auch andere Ausbildungsgänge das erleben.“
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