Die Hogeschool Windesheim gehört zu den größten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in den Niederlanden (hbo, vergleichbar mit einem Fachhochschulstudium), mit Standorten in Zwolle und Almere. Gemeinsam unterrichten sie mehr als 27.000 Studierende in verschiedenen Bereichen, darunter Technik, Gesundheit und Soziales, Bewegung und Bildung sowie der Bereich Almere.
In Almere, wo rund 4.500 Studierende eingeschrieben sind, arbeiten die Studiengänge eng mit der Praxis zusammen, um die Studierenden gut auf ihre Berufslaufbahn vorzubereiten. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Praktijkbureau Almere, das Praxisbüro der Hochschule: Es entlastet, koordiniert und berät die Studiengänge in allen Fragen des praxisorientierten Lernens und der Praktikumskoordination. Unter der Leitung von Margreeth Drenth hat das Team im vergangenen Jahr große Schritte bei der Professionalisierung und Digitalisierung des Praktikumsprozesses gemacht, mit OnStage als Fundament.
Die Herausforderung: Zersplitterung und fehlender Überblick
„In unserem Studiengang Social Work fehlte uns lange der Überblick“, erzählt Margreeth. „Studierende waren manchmal buchstäblich ‚verschollen‘: Niemand wusste genau, wo sie ihr Praktikum machten, wer sie betreute oder ob alle Unterlagen vollständig waren. Wir arbeiteten mit Excel-Listen, losen Notizen und E-Mails, die überall herumschwirrten. Wenn jemand krank war, stand die Verwaltung still.“
Auch andere Studiengänge im Bereich Almere hatten ihre eigenen Systeme, ihre eigenen Listen und ihr eigenes Tempo.
„Alle machten es ein bisschen anders“, fährt Margreeth fort. „Der eine Studiengang hatte eine Tabelle, der andere ein Word-Dokument. Dadurch gab es keine Einheitlichkeit, und viel Zeit ging für die Pflege von Daten verloren.“
Außerdem fehlte eine zentrale Praktikumshistorie.
„Wir konnten nicht sehen, wo Studierende in den Vorjahren ihr Praktikum gemacht hatten oder ob sie alle Lernziele erreicht hatten. Das machte eine gezielte Betreuung schwierig“, erklärt Margreeth.
Auch die Kommunikation mit den Praktikumsbetrieben war eine Herausforderung.
„Die Unternehmen bekamen je nach Studiengang unterschiedliche Formate und Dokumente zugeschickt. Das war verwirrend und nicht professionell. Wir wollten als Hochschule eine wiedererkennbare Arbeitsweise, intern wie gegenüber der Praxis.“
Es wurde klar: Windesheim Almere brauchte eine Plattform, die den gesamten Praktikumsprozess unterstützt, vom Matching und der Genehmigung bis zu Betreuung, Kommunikation und Berichtswesen.
Die Lösung: Struktur, Zusammenarbeit und Akzeptanz
2020 begann Windesheim mit der Einführung von OnStage. Für Social Work übernahm Margreeth die Federführung.
„Mein Ziel war klar: ein Ort, an dem wir alles wiederfinden, Überblick, Historie und eine schlanke Kommunikation. Keine losen Dateien mehr, sondern ein verlässliches System, das die Arbeit wirklich leichter macht.“
2021 wurde OnStage aktiv für Social Work, PABO (Lehrerausbildung für die Grundschule) und Health eingesetzt. 2025 folgten die übrigen Studiengänge im Bereich Almere.
„Wir haben uns entschieden, mit einer Grundstruktur zu starten, einem sogenannten Template, das für jeden Studiengang gilt. Von dort aus können die Studiengänge ihren Prozess erweitern. Das hat für Klarheit, Ruhe und eine gemeinsame Arbeitsweise gesorgt.“
Die Einführung verlief nicht ohne Herausforderungen.
„Viele Kolleginnen und Kollegen waren es gewohnt, auf ihre eigene Weise zu arbeiten. Es braucht Zeit, bis so eine Veränderung richtig ankommt“, erklärt Margreeth. „Deshalb haben wir in Schulungen und Erklärungen investiert. Ich bin selbst bei den Teams vorbeigegangen, habe Demos gegeben und Kolleginnen und Kollegen persönlich geholfen. Sobald sie sahen, wie viel Zeit es spart und wie viel Überblick es bietet, waren sie schnell überzeugt.“
Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die Rolle des Praktijkbureau.
„Wir sorgen dafür, dass Studierende und Betreuungsgruppen vorab korrekt im System angelegt sind, dass die Einrichtung übersichtlich bleibt und dass die Lehrenden Unterstützung bekommen. Wenn jemand Fragen hat, sind wir da. Das hat enorm zur hohen Akzeptanz beigetragen. Alle arbeiten jetzt in OnStage, und das läuft reibungslos.“
Das System erwies sich zudem als benutzerfreundlich und flexibel.
„Die Studierenden melden ihr Praktikum selbst an, tragen ihre Kontaktdaten ein und verfolgen ihren Fortschritt. Sobald ein Praktikum genehmigt ist, werden alle Dokumente automatisch erstellt und verschickt. Auch die Kommunikation läuft automatisch. Man muss also nicht mehr überlegen: ‚Habe ich diese Mail schon geschickt?‘ Alles ist drin, und dadurch ist der Prozess für alle übersichtlicher geworden.“
Das Ergebnis: weniger Verwaltung, mehr Qualität
Der Unterschied zu früher ist groß, erzählt Margreeth begeistert.
„Wir haben jetzt ein System und damit eine Arbeitsweise. Alle Informationen über Studierende, Unternehmen und Betreuende sind an einem Ort verfügbar. Dadurch wissen wir genau, wo alle sind und wie weit sie im Prozess sind. Das spart so viel Zeit und Frust.“
Der Verwaltungsaufwand ist drastisch gesunken.
„Früher haben wir viel Zeit mit der Eingabe von Daten verbracht. Heute wird alles automatisch aktualisiert. Die Studierenden sind für ihre eigene Akte verantwortlich, und wir können mitschauen und eingreifen, wo nötig. Das macht den Prozess nicht nur effizienter, sondern auch verlässlicher.“
Auch die Kommunikation hat sich deutlich verbessert.
„E-Mails und Erinnerungen werden automatisch verschickt, und weil alles an einem Ort liegt, kennen alle den aktuellen Stand. Die Unternehmen bekommen klare, einheitliche Nachrichten, und die Lehrenden müssen nicht mehr rätseln, wo etwas hängt.“
Außerdem lassen sich die Praxisvoraussetzungen viel schneller abschließen.
„Früher konnten Akten wochenlang liegen bleiben. Heute sehen wir sofort, wo noch etwas zu tun ist, und sobald alles freigegeben ist, werden die Bestätigungen automatisch verschickt. Das bringt viel Ruhe.“
Laut Margreeth hat OnStage nicht nur den Prozess verbessert, sondern auch das Ansehen des Praktijkbureau gestärkt.
„Wir treten gegenüber der Praxis professioneller auf, weil wir schneller und einheitlicher kommunizieren. Die Unternehmen wissen, dass sie sich bei uns auf die richtigen Informationen verlassen können.“
Das System wächst zudem mit der Organisation mit.
„Ob wir mit 100 oder 1.000 Studierenden arbeiten, OnStage bleibt übersichtlich und skalierbar. Wir können Berichte erstellen, Trends erkennen und schnell auf Veränderungen reagieren. Und künftig möchten wir OnStage noch stärker in unsere Anwendungslandschaft integrieren.“
Margreeth fasst zusammen:
← Zurück zu allen Referenzen„Wir haben Kontrolle, Überblick und Ruhe gewonnen, für Studierende, Lehrende und die Praxispartner. Jetzt können wir uns auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: gute Betreuung und hochwertige Lernerfahrungen für unsere Studierenden.“
