First Care ist ein Familienunternehmen, das seit 1996 Sicherheitstrainings und Sicherheitsberatung für ganz unterschiedliche Organisationen anbietet. Mit zehn eigenen Trainerinnen und Trainern und Kunden in den gesamten Niederlanden bietet das Unternehmen unter anderem BHV-Trainings (BHV: die niederländische betriebliche Notfall- und Brandschutzhilfe), Erste-Hilfe-Trainings, Räumungspläne und Zertifizierungsprogramme an.
Sicherheit erfordert mehr als gute Trainings: Sie braucht Überblick, Zuverlässigkeit und eine straffe Organisation. Je weiter First Care wuchs, desto wichtiger wurde diese Struktur. Das Wachstum verlangte nach Kontrolle und Überblick, und genau dort wurde Coachview unverzichtbar.
Die Herausforderung: eine Verwaltung, die dem Wachstum im Weg stand
Als First Care immer weiter wuchs, stieg auch der Verwaltungsaufwand. Planung, Einladungen, Anwesenheit und Zertifizierung wurden lange in Excel-Dateien und einzelnen Listen geführt.
„Wir haben alles mit kleinen Excel-Tabellen und komplizierten Abfragen gemacht. Das wurde chaotisch und fehleranfällig“, erzählt Geschäftsführer Sander Scholten. „Vor allem als die Zahl der Kunden und Trainings zunahm, stießen wir an Grenzen.“
Besonders die Einsatzplanung der Trainerinnen und Trainer und die korrekte Ausstellung von Zertifikaten wurden immer kritischer.
„Wenn die Planung nicht stimmt, gerät die ganze Organisation in Bedrängnis. Und das Erstellen und Versenden von Zertifikaten musste einfach leichter werden und besser dokumentiert sein.“
Es war klar: Wenn First Care weiter wachsen wollte, brauchte es eine professionellere, digitale Grundlage.
Die Lösung: Coachview als zentrales System
Um 2011 kam Coachview ins Spiel, nachdem intern untersucht worden war, welche Systeme der Markt bot.
„Ein Kollege hat das damals recherchiert, und Coachview schnitt dabei am besten ab“, sagt Sander.
Die Implementierung zielte auf Überblick und Auffindbarkeit.
„Wir haben so viel wie möglich mit dem eingerichtet, was schon da war, damit sich Dinge leichter suchen und wiederfinden ließen.“
Dabei gab es eine intensive Begleitung durch Coachview.
„Wir hatten eine feste Ansprechperson, und das hat uns wirklich geholfen, nicht nur beim Start, sondern auch bei der weiteren Entwicklung. In den Jahren danach haben wir immer mehr automatisiert. Anmeldungen laufen über die Website direkt in Coachview ein, Trainings sind mit E-Learning verknüpft, und nach dem Abschluss werden Zertifikate verschickt.
Was früher komplett manuell lief, passiert jetzt größtenteils automatisch. Anwesenheit, E-Learning, Kompetenzen, das wird alles erfasst. Natürlich prüfen wir es noch, aber es spart enorm viel Zeit.“
Das Ergebnis: mehr Kontrolle, mehr Kunden, weniger Papierkram
Heute ist Coachview das Herzstück der Organisation.
„Alles wird darin protokolliert. Es muss also einfach funktionieren, und das tut es auch.“
Dank standardisierter Prozesse kann First Care effizienter arbeiten.
„Wir können in derselben Zeit mehr Kunden helfen, ohne zusätzliche Leute einsetzen zu müssen. Das macht weiteres Wachstum möglich. Auf die alte, manuelle Art wäre das nie gelungen. Dann hätten wir verärgerte Kunden oder verärgerte Mitarbeitende gehabt, wegen des ganzen Verwaltungsaufwands.“
Auch für die Trainerinnen und Trainer und die Verwaltung bringt das System Ruhe. Die Dozenten-App gibt in Echtzeit Einblick in Anwesenheit und Fortschritt.
„Das wird direkt an die Verwaltung zurückgemeldet, sodass Trainings schneller bearbeitet werden können.“
Coachview bleibt außerdem eine Plattform, auf der sich weiter aufbauen lässt.
„Wir arbeiten ständig an der Optimierung unserer Prozesse. Wir wissen, dass noch mehr möglich ist, und wollen weiter automatisieren, auch gegenüber unseren Kunden.“
Sander fasst zusammen:
← Zurück zu allen Referenzen„Coachview hat uns geholfen, weiter zu wachsen, Struktur zu schaffen und die Arbeit beherrschbar zu halten. Es ist nicht nur ein System, sondern eine Grundvoraussetzung dafür geworden, wie wir als Organisation funktionieren.“
