Gelderpoort nutzte Coachview schon seit mehr als zehn Jahren und stellte fest, dass die eigene Verwaltung in den letzten Jahren sehr komplex geworden war. Zahlreiche Ausnahmen und manuelle Aufgaben kosteten viel Zeit. Lesen Sie, wie Gelderpoort gemeinsam mit Coachview die gesamte Verwaltung optimiert hat und heute deutlich effizienter arbeitet. Probieren Sie selbst schon einmal einige Optimierungstipps aus unserer „Werkproces Masterclass“ aus.
Von manueller Arbeit zu einem automatisierten Prozess
Wenig Automatisierung und viele Ausnahmen
Wir nutzen Coachview schon seit 2009, haben uns aber nie wirklich die Zeit genommen, es zu optimieren. Im hektischen Tagesgeschäft kommt das einfach zu kurz. Von vielen neuen Funktionen wussten wir nicht einmal, dass es sie gibt. Dadurch war unsere Einrichtung veraltet und unübersichtlich, und wir arbeiteten unnötig ineffizient. Wir nutzten Coachview nur für die Planung von Weiterbildungen und für einen Teil unserer Rechnungsstellung. Manuelle Aufgaben waren nicht automatisiert, weil wir in unseren Weiterbildungen viele Ausnahmen hatten, die nicht ganz in Coachview passten.
Seit einigen Jahren wurden Einladungen aus Coachview verschickt (davor per Post). E-Mails schickten wir sogar über Gmail. Auch die Vorgesetzten der Teilnehmenden mussten Weiterbildungen schriftlich genehmigen. Durch das Wachstum von Gelderpoort merkten wir schnell, dass all diese manuellen Aufgaben viel Zeit kosteten und fehleranfällig waren. Deshalb haben wir begonnen, unseren Arbeitsprozess zu standardisieren. So haben wir die Einrichtung unserer Weiterbildungen angepasst, damit wir weniger Ausnahmen haben. Außerdem haben wir viele Standarddokumente in Coachview erstellt. Damit können wir zum Beispiel Teilnehmende automatisch einladen oder Vorgesetzte Weiterbildungen freigeben lassen.
Eine komplexe Einrichtung erfordert Sorgfalt
Nachdem wir die ersten Verbesserungen selbst umgesetzt hatten, merkten wir schnell, dass eigentlich unsere gesamte Coachview-Einrichtung veraltet war. Das machte eine weitere Automatisierung äußerst schwierig. Das lag vor allem daran, dass unsere Kurse und Fachausbildungen mit verschiedenen Niveaus innerhalb derselben Weiterbildung arbeiten. Das in Coachview sauber abzubilden, war eine organisatorische Herausforderung.
Deshalb haben wir uns entschieden, gemeinsam mit Coachview in kurzer Zeit intensiv zu optimieren. In diesem Projekt haben wir unseren gesamten Arbeitsprozess bis ins Detail erfasst. Das kostete anfangs viel Zeit, aber so wussten wir genau, wie wir unseren besonderen Arbeitsprozess in Coachview abbilden und automatisieren konnten. Mit dem Wissen von Coachview haben wir unsere gesamte Umgebung von Grund auf umgebaut.
Wir haben gerade erst angefangen
Jede investierte Minute bekommen Sie doppelt zurück
Ob Coachview erfolgreich eingesetzt wird, steht und fällt mit Vertrauen und dem Willen, zu optimieren oder zu automatisieren. Gemeint ist das Vertrauen des Backoffice, dass Coachview immer erreichbar ist und außerdem die richtigen Aktionen ausführt, ohne dass Sie das kontrollieren müssen. Dabei ist es besonders wichtig, wirklich zu verstehen, wie Coachview funktioniert und welche Prozesse alle miteinander verbunden sind. Stecken Sie Energie in Coachview? Dann wächst der Bedienkomfort von selbst. Die Zeit, die Sie in die Vertiefung und Optimierung von Coachview investieren, bekommen Sie doppelt und dreifach zurück, als Zeitgewinn und mehr Überblick.
Jetzt, da die Optimierung mit Coachview abgeschlossen ist, arbeiten wir wirklich deutlich effizienter. Unser gesamter Arbeitsprozess ist jetzt viel klarer. Außerdem ist das Backoffice viel weniger mit ausführenden Tätigkeiten beschäftigt, sodass uns viel Zeit für unser Kerngeschäft bleibt. Trotzdem ruhen wir uns nicht aus. Coachview entwickelt sich weiter, und wir optimieren unseren Arbeitsprozess weiter. Unser Ziel ist es, wirklich die gesamte Verwaltung in Coachview zu bringen. Dann haben wir noch mehr Überblick und können viel weiter automatisieren. Künftig wollen wir auch zusätzliche Funktionen nutzen. Mit der Docenten App zum Beispiel wird die Kommunikation mit den Lehrenden viel reibungsloser, die Lehrenden erhalten mehr Einblick in die Weiterbildungsdaten und können die Anwesenheit erfassen. Auch eine Anbindung an AFAS steht weit oben auf der Liste. Es gibt also noch genug zu tun!
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