Dass Coachview zu einem unverzichtbaren Bindeglied in einer Organisation werden kann, hat der IT-Weiterbildungsanbieter SignOn selbst erlebt. SignOn verbessert und pflegt das IT-Wissen der berufstätigen Niederlande auf jedem Niveau, und zwar mit einem außergewöhnlich hohen Maß an Service. Nicht umsonst wurde SignOn zum besten Weiterbildungsanbieter der Niederlande gekürt. Eveline Kinsbergen, Accountmanagerin und Partnerin, erzählt, wie Coachview zu einem unverzichtbaren Bindeglied geworden ist, das SignOn jeden Tag hilft, den eigenen Service zu verbessern.
Wachsen geht nur mit einer soliden Basis
Früher arbeiteten wir mit einem CRM-Tool, um Kundendaten zu speichern und im Team zusammenzuarbeiten. Dieses System nutzten wir auch für die Planung von Weiterbildungen. E-Mails wurden über Outlook verschickt und Rechnungen wiederum über ein anderes Tool. Durch unser Wachstum nahmen die manuellen Aufgaben enorm zu, und bei all den verschiedenen Systemen verloren wir den Überblick. Wir merkten, dass unsere Verwaltung wirklich optimiert werden musste, damit wir gesund wachsen konnten. Nach dem Vergleich mehrerer Softwarepakete entschieden wir uns für Coachview.
Von Frust zu Vertrauen
„Coachview ist kein System, das man mal eben nebenbei einführt.“
Das haben wir in der Anfangsphase wirklich gemerkt. Wir wollten Coachview schnell einrichten und neben unserer laufenden Arbeit nutzen. Wir merkten aber bald, dass wir so nicht das Maximum aus der Software herausholten. Deshalb waren wir in der Anfangsphase frustriert über das System. Erst als wir uns die Zeit nahmen und Coachview wirklich ins Zentrum unserer Organisation stellten, entstand ein enormer Mehrwert. Weil Coachview im Zentrum unserer Organisation steht, wird man automatisch auch von einem System abhängig. Deshalb ist Vertrauen entscheidend. Vertrauen, dass Coachview immer erreichbar ist. Aber auch Vertrauen, dass zum Beispiel alle E-Mails zum richtigen Zeitpunkt verschickt werden. Und dass Coachview es deutlich meldet, sobald Aktionen schieflaufen. Ohne dieses Vertrauen hätten wir nie das Maximum aus Coachview herausgeholt.
Jetzt wirklich das Herz unseres Unternehmens
Seit wir Coachview einige Jahre nutzen, ist das System aus unserer Organisation nicht mehr wegzudenken. Alle bildungslogistischen Prozesse laufen in Coachview. Dadurch haben wir immer und überall den Überblick. Wir sehen auf einen Blick, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und welche Weiterbildungen geplant sind. Coachview spart uns inzwischen sicher 2 Vollzeitstellen. Alle Aufgaben, die wir früher von Hand erledigt haben, übernimmt jetzt die Software. Unser Backoffice hat dadurch viel stärker eine kontrollierende Rolle. Durch Coachview ist der Verwaltungsdruck auf unsere Organisation enorm gesunken. Das sorgt für viel weniger Stress wegen offener Aufgaben und macht die Arbeit wieder deutlich angenehmer.
Effizient mit unseren Trainerinnen und Trainern kommunizieren
Großartig an Coachview ist, dass sie genau wie wir weiter innovieren. So nutzen wir seit Kurzem die neue Docenten App. Damit ist die Kommunikation mit unseren Trainerinnen und Trainern viel reibungsloser, und sie fühlen sich stärker eingebunden. Die Trainerinnen und Trainer haben laufend Einblick in ihre Weiterbildungen. Meldet sich ein Teilnehmer ab, sodass das Training zu wenige Teilnehmende hat und nicht stattfindet? Dann wissen die Trainerinnen und Trainer über die App sofort Bescheid. Früher war das immer ein schwarzes Loch.
Wir gehen weiter voran
Wir optimieren mit Coachview immer weiter. So passen wir regelmäßig bestehende Prozesse an, um effizienter zu arbeiten. Gerade in dieser Zeit, in der wegen Corona viele Kurse sowohl im Präsenzunterricht als auch online stattfinden, müssen wir unsere Prozesse ständig verbessern. So haben wir während des ersten Corona-Lockdowns innerhalb einer Woche unsere Prozesse umgestellt, um Weiterbildungen online anzubieten. Außerdem haben wir jetzt eine Anbindung an EDU-DEX (den niederländischen Standard für den Austausch von Weiterbildungsdaten), die uns wieder enorm viel Handarbeit und doppelte Erfassung erspart.
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