Mir wurde von all den Excel-Listen und -Tabellen richtig schwindelig

Voller Begeisterung erzählt Johan Steltman, Operativer Manager bei Kans², vom Umstieg auf Coachview bei Kans². „Ich war gerade neu hier und kannte die Arbeit mit Coachview von meinem vorherigen Arbeitgeber. Ich sah, wie wiederkehrende Verwaltungsaufgaben von Hand erledigt wurden. Mir wurde von all den Excel-Listen und -Tabellen richtig schwindelig, als ich hier anfing“, sagt er. Mit diesen Listen wurden Organisation und Verwaltung rund um die Trainings, E-Learnings und Coachings festgehalten. Johan kam zu dem Schluss, dass die bisherige Arbeitsweise weder angenehm noch übersichtlich war.

Neben dem regulären Trainingsangebot (Inhouse und offene Anmeldung) bietet Kans2 auch maßgeschneiderte Programme an. Von Utrecht aus startet Kans2 jeden Monat rund 20 neue Weiterbildungen und schult durchschnittlich etwa 170 Teilnehmende pro Monat. Über das Coachview Weiterbildungsportal zeigt und verkauft Kans2 sein Trainingsangebot auf der eigenen Website. Eine Anbindung an den Zahlungsdienst Mollie sorgt bei der Anmeldung für einen reibungslosen Bezahlvorgang.

„Coachview bringt Ruhe, Kontrolle und Überblick zurück in das Backoffice von Kans²“

Dann habe ich alles schön an einem Ort.

Anwesenheit über die DocentApp melden

Für Johan war schnell klar, dass Coachview auch bei Kans² den Unterschied machen konnte. „Die Software ist auf die Kernprozesse von Weiterbildungsanbietern zugeschnitten. So gibt es Vorlagen für Anwesenheitslisten, und die Listen werden automatisch zu einem von uns gewählten Zeitpunkt an die Trainerinnen und Trainer geschickt. Am Trainingstag melden sie die Anwesenheit der Teilnehmenden ganz einfach über die DocentApp. Früher hat uns das einiges an Zeit gekostet, und jetzt müssen wir uns gar nicht mehr darum kümmern.“

Wir sprechen auch mit seiner Kollegin Lindsey Derks, Koordinatorin Trainings. Am liebsten würde sie den ganzen Tag im Planungsmodul von Coachview arbeiten. „Jeden Morgen starte ich Coachview und schaue einen Tag oder eine Woche voraus auf die Trainings, für die ich verantwortlich bin. So habe ich schnell einen Überblick und kann zum Beispiel Anmerkungen pro Tag hinterlegen. Dann habe ich alles schön an einem Ort. Früher habe ich mir viele Notizen in einer separaten Excel-Datei gemacht. Jetzt trage ich sehr viel in die Anmerkungen in Coachview ein, dann sehen es auch die Kolleginnen und Kollegen, wenn ich einen Tag nicht da bin oder zum Beispiel von zu Hause arbeite“, zählt Lindsey auf.

Mehrwert durch Mitdenken

Der Mehrwert liegt für Johan aber nicht nur in der Software. „Bei Coachview wird wirklich mit dem Kunden mitgedacht, und sie können schnell reagieren!“, erklärt er. „So wussten wir schnell, dass wir innerhalb eines Monats nach unserem ersten Gespräch mit Coachview starten wollten. Trotz dieser kurzen Zeitspanne hat das geklappt.“

Coachview ist sehr flexibel und lässt viel Raum für die eigene Verwaltung. Besonders praktisch findet Johan die Möglichkeit, hoch- und herunterzuskalieren, zum Beispiel wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter anfängt oder bei längerer Abwesenheit.

Wir haben schnell jemanden mit guter Sachkenntnis am Telefon

Der gesamte Finanzprozess

Neben den Möglichkeiten für Organisation und Verwaltung, die Coachview bietet, setzt Kans² das Paket auch für den gesamten Finanzprozess ein. „Coachview nimmt uns nicht nur das automatische Erstellen und Versenden von Rechnungen und Zahlungserinnerungen ab, sondern auch die Erfassung der Zahlungen“, so ein begeisterter Johan.

Der Helpdesk ist eine Wohltat

Johan blickt auf das erste Jahr mit Coachview zurück: „Der Helpdesk war eine Wohltat. Wir haben schnell jemanden mit guter Sachkenntnis am Telefon. Uns wird zügig geholfen, und dadurch können wir schnell reagieren. Nach einem kurzen Anruf kann man direkt weitermachen. Manchmal nehmen sie sofort kleine Anpassungen vor, wo es nötig und möglich ist. Ich bin sehr froh über den Umstieg, den wir gemacht haben.“