Eine Kommune mit selbststeuernden Teams zu führen, verlangt einen klugen Blick auf Weiterbildung. Die beiden Frauen, die bei der Gemeente (niederländische Kommune) Hollands Kroon das Weiterbildungsinstitut leiten, wissen das genau. Alle Mitarbeitenden erhalten 1.000 Kronen, die sie in einem breiten Weiterbildungsangebot einsetzen können, von Lean-Arbeit bis Achtsamkeit. Ihr Institut schult mehr als 350 Mitarbeitende, und dabei machen die beiden alles, nur nicht in Funktionsbezeichnungen. Von der Verwaltung über den Einkauf bis zum Zuhören, was Kolleginnen und Kollegen brauchen. Coby Schoof erzählt von ihren ersten Erfahrungen mit Coachview.
Eine einfache Wahl: Coachview
Bevor wir im Mai 2017 mit Coachview starteten, arbeiteten wir mit einem individuell entwickelten Paket. Wir hatten immer mehr Störungen, weil wir immer mehr Systeme anbanden, und unser Workflow war noch nicht automatisiert, aber das war nicht alles. Wir wollten gern ein Weiterbildungsportal, über das sich sowohl interne Mitarbeitende als auch Einwohnerinnen und Einwohner der Kommune anmelden konnten. Letzteres ging im alten System einfach nicht. Eine Kollegin hatte ein Jahr zuvor ausführlich Online-Kursverwaltungssysteme untersucht. Weil unsere Anforderungen dieselben waren, haben wir ihr Fazit übernommen. Im Mai stand also fest: Wir starten mit Coachview. Der Start und die Schulung sind aus meiner Sicht sehr gut gelaufen. Wir haben uns bewusst einzeln schulen lassen und auch zusätzlich darin investiert. Wir packen gern schnell an. In einer Gruppenschulung muss man doch auf das Niveau der anderen warten. Wir kennen unseren ganzen Prozess auswendig, also weiß man, was man tut.
Viel Umgewöhnung, jetzt ideal!
Das Einrichten einer Weiterbildungsart fand ich anfangs viel Arbeit. Vor allem der Unterschied zwischen der Weiterbildungsart und der Weiterbildung selbst. Als ich das verstanden hatte, funktionierte es ideal! Insgesamt haben wir 5 Monate gebraucht, um das System zu durchschauen. Der gute Draht zum Helpdesk hilft auch. Die Person, mit der ich oft spreche, versteht uns genau. Die Wissensdatenbank finde ich nämlich zu umfangreich. Ich mache mir lieber kurze, prägnante Listen. Vielleicht ein guter Tipp? Das Weiterbildungsportal mit Single Sign-on ist wirklich großartig. Auch daran mussten wir uns gewöhnen. Es ist etwas weniger verspielt, und das Kronen-Guthaben wird anders dargestellt. Dafür lässt sich das Portal live befüllen: Man sieht jede Änderung im Backoffice eins zu eins im Frontoffice. Dann haben wir zwei Tabs offen, Coachview im einen, das Portal im anderen. Was wir in Coachview eintragen, prüfen wir sofort im Frontend! Das geht sehr schnell.
Vom Verwalten in Outlook zum Erledigen von Aufgaben
Wirklich verbessert haben wir uns beim automatischen Workflow. Früher haben wir alle Aktionen von Hand in Outlook eingetragen. Jetzt sind sie entweder erledigt, oder es stehen automatisch manuelle Aktionen auf dem Dashboard bereit. Super übersichtlich, und man weiß genau, woran man ist. Auch das Umbuchen auf die Warteliste finde ich angenehm. Wir sehen sofort, wie viele Anfragen offen sind und ob es sich lohnt, eine zusätzliche Weiterbildung einzukaufen.
Ein guter Anfang heißt: ständig verbessern
Weil wir erst seit 6 Monaten Kunde sind, merke ich, dass ich noch viele Bedenken äußere. Ich bin ständig dabei, meine Prozesse zu verbessern, und stoße dabei manchmal auf etwas, das noch nicht automatisch funktioniert. Coachview ist dann immer bereit, mitzudenken. Manchmal ist es in unseren vollen Kalendern nicht einfach, aber wir finden immer einen Moment, um wieder konstruktiv weiterzuarbeiten. Ich will einfach ständig besser werden, also werden Sie noch oft von mir hören, haha!
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