Am Arbeitsplatz dreht sich alles um Effektivität. Das Opleidingscentrum Haaglanden bietet deshalb zahlreiche Kurse an, mit denen sich die Effizienz bei der Nutzung von Software deutlich steigern lässt. Selbstverständlich spielt Effektivität auch in der eigenen Organisation eine große Rolle. „Warum es kompliziert machen, wenn es automatisiert einfacher geht?“ Mit diesen Worten entschied sich Geschäftsführerin Marja Cousijnse 2012 für Coachview. Das Ergebnis: jeden Tag mehr erreichen mit deutlich weniger Aufwand.
Früher kamen wir mit Word und Excel recht weit, nur war die Kundenverwaltung sehr begrenzt, und die Weiterbildungsaktivitäten griffen nicht ineinander. Die Evaluation hatte nichts mit der Rechnungsstellung zu tun und das Debitorenmanagement nichts mit dem Drucken von Zertifikaten. Dabei nutzen sie alle ständig dieselben personenbezogenen Daten. Über Coachview verknüpfen wir diese Daten jetzt miteinander, und die Organisation ist automatisiert. Es ging auch nicht anders, denn Kunden fragten uns wörtlich: „Sag mal, können wir nicht einfach euer Verwaltungssystem mitnutzen?“
Begleitung bei Einrichtung und Nutzung
Vor dem Livegang mit Coachview haben wir unseren Arbeitsprozess mit frischem Blick betrachtet. Die Implementierung kostete dadurch viel Zeit und Energie, einschließlich ordentlicher Diskussionen. Ziemlich spannend! Man will ja, dass sich die Investition auszahlt. Die Schulungen und die Begleitung durch Coachview rund um die Implementierung haben dabei sehr geholfen. Wir haben unsere alte Arbeitsweise aufgegeben und verwalten jetzt aus einem System heraus die Administration von 6 verschiedenen Weiterbildungsportalen großer Auftraggeber wie dem Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (dem niederländischen Ministerium für Bildung, Kultur und Wissenschaft) und DUO (der niederländischen Behörde für Bildungsfinanzierung).
Sparen durch Automatisierung
Einladung, Bestätigung, Erinnerung oder Zertifikat verschicken: Das läuft jetzt alles so gut wie von selbst. Bald gehen auch Evaluationen ohne Handarbeit hinaus. Die Zeitersparnis ist unglaublich. Im Backoffice sparen wir bereits 40 Stunden pro Woche ein. Und mir selbst spart es 4 Stunden pro Woche. Nehmen Sie zum Beispiel die Rechnungsstellung: Die hat mich früher einen Tag gekostet und jetzt eine halbe Stunde! Das liegt nicht nur daran, dass Coachview technisch hilft. Der Prozess läuft einfach besser, und ich habe immer die richtigen Daten zur Hand. Statt im Nachhinein abzurechnen, schicken wir die Rechnung jetzt im Voraus, werden früher bezahlt, und die Finanzbuchhaltung ist in Ordnung. Dieser Gewinn lässt sich nicht in Stunden ausdrücken, ist aber großartig!
Rundum entlasten
Mit einem kleinen Team haben wir uns darauf spezialisiert, unseren Kunden die gesamte Weiterbildung abzunehmen. Allein für das Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap organisieren wir 13 Trainings für mehr als 3.000 Mitarbeitende. Dazu gehört enorm viel Kursverwaltung. Für uns ist das Alltag, und über Coachview bieten wir schnell den Service, den der Kunde von uns erwartet. Der Kunde behält die Kontrolle, kann selbst in Coachview hineinschauen, und wir versorgen ihn mit Berichten. So entlastet man den Kunden wirklich von A bis Z.
Wie sehen Sie Freiheit in der Weiterbildung?
Coachview bedeutet für uns Einfachheit, Effizienz und Überblick. Insgeheim können wir sogar nicht mehr darauf verzichten und nehmen immer wieder etwas dazu. Jetzt freuen wir uns auf die neue automatische Terminplanung. Und schön ist auch: Coachview bittet mich aktiv, über den nächsten Schritt ihrer Software mitzudenken, und macht wirklich etwas daraus. Das finde ich herrlich! Wir sind sehr froh über ein System, das für Weiterbildung gemacht ist.
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