Wie die VU Amsterdam mit OnStage die Betreuung von Abschlussarbeiten strukturiert und verbessert hat

Die Herausforderung

Die Vrije Universiteit Amsterdam (VU) ist eine Forschungsuniversität, an der Lehre und Forschung eng miteinander verbunden sind. Mit mehr als 32.000 Studierenden und 140 Studiengängen ist sie eine dynamische Einrichtung, die Studierende nicht nur zu Fachleuten ausbildet, sondern sie auch in ihrer persönlichen und akademischen Entwicklung begleitet.

„An der VU wird man nicht etwas, sondern jemand“, sagt Arjen Heijstek, Prozessverantwortlicher für Lehr- und Lernunterstützung an der VU. „Wir arbeiten auf Grundlage unserer Kernwerte: offen, persönlich und verantwortungsvoll. Uns ist wichtig, dass Studierende offen für verschiedene Perspektiven sind, dass Ethik in ihrem Studium eine Rolle spielt und dass alle so gesehen werden, wie sie sind.“

Doch wie stellt man in einer so vielfältigen und großen Organisation sicher, dass alle Studierenden die richtige Betreuung bei ihrer Abschlussarbeit erhalten, meist einer Thesis? Wie sichert man die Qualität, wenn Studiengänge auf unterschiedliche Weise arbeiten? Und wie behält man den Überblick, wenn die Arbeitsbelastung steigt?

Laut Arjen ist das eine wachsende Herausforderung: „Die finanziellen Mittel werden knapper, während die Zahl der Studierenden wächst. In manchen Studiengängen, etwa Computer Science, hat sich die Zahl der Studierenden in kurzer Zeit verdreifacht. Wie sorgt man dann dafür, dass man mit derselben Zahl an Mitarbeitenden weiterhin dieselbe Qualität in Lehre und Betreuung bieten kann?“

Marjolein Paap, Referentin für Bildungspolitik, ergänzt:

„In verschiedenen Fakultäten gab es keinen guten Überblick: Wo stehen die Studierenden im Prozess der Abschlussarbeit? Wo werden die Arbeiten und Bewertungsformulare gespeichert? Wie stellt man sicher, dass alle Bewertungen die Akkreditierungsanforderungen erfüllen? Mit diesen Fragen beschäftigen wir uns seit zehn Jahren, aber die Antwort war nie wirklich eindeutig. Manche Fakultäten brauchten vor allem Unterstützung bei der Betreuung, andere suchten nach einer besseren Art der Bewertung, und wieder andere wollten Abschlussarbeiten und Formulare sicher archivieren.“

Um diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen, richtete die VU eine Arbeitsgruppe ein, die den Prozess der Abschlussarbeit erfassen sollte. Das erwies sich als große Aufgabe, denn trotz einiger Gemeinsamkeiten in den Grundzügen arbeiteten die Studiengänge im Detail oft völlig unterschiedlich.

„Der Kern des Problems war, dass wir das Gesamtbild sehen mussten. Jeder kleine Prozess für sich wirkte vielleicht gar nicht so ineffizient, aber wenn man alles zusammenzählt, sieht man, wie groß die Herausforderung eigentlich ist“, erklärt Arjen.

Die VU formulierte vier zentrale Anforderungen an einen neuen Ansatz:

• Der Prozess sollte weniger zeitaufwendig werden.
• Die Qualität der Bewertungen sollte steigen.
• Die Betreuung der Studierenden sollte effizienter und transparenter werden.
• Die Archivierung von Abschlussarbeiten und Bewertungsformularen sollte in Ordnung sein, sowohl für die interne Qualitätssicherung als auch für Begutachtungen im Rahmen der Akkreditierung.

Mit diesen Anforderungen im Blick machte sich die VU auf die Suche nach einem neuen Ansatz.

Die Lösung

Nach einer ausführlichen Sondierung wurde klar, dass die vorhandenen Systeme an der VU nicht ausreichten. Auch Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen spielten eine große Rolle, daher wurde eine Ausschreibung durchgeführt.

„OnStage hat am besten abgeschnitten“, sagt Arjen. „Wir kannten das Produkt bereits, und es entsprach weitgehend unseren Anforderungen. Wir haben gezielt nach einer Lösung gesucht, die uns den gesamten Weg der Abschlussarbeit im Griff behalten lässt: von der Einreichung über die Bewertung bis zur Archivierung. Manche Studiengänge haben zusätzlich ein Praktikum, aber nicht alle. Für uns war vor allem wichtig, das Prozessmanagement gut zu organisieren.“

OnStage half der VU, alle Bruchstücke des Prozesses rund um die Abschlussarbeit zu einem übersichtlichen Ganzen zusammenzuführen. Ein großer Pluspunkt: Das System gibt verbindlich vor, dass jede Abschlussarbeit von zwei unabhängigen Prüfenden bewertet wird, und es ermutigt die Lehrenden, in mehreren Schritten Feedback zu geben.

„Früher konnte ein Student abtauchen und erst zur Deadline eine Abschlussarbeit einreichen. Mit OnStage sehen wir besser, wie sich eine Arbeit entwickelt, was die Studierenden lernen und welches Feedback sie bekommen“, erzählt Marjolein. „Außerdem ist jetzt leichter zu erkennen, wer für welchen Studierenden verantwortlich ist, ohne dass wir in einzelnen Excel-Dateien und E-Mails suchen müssen.“

Darüber hinaus erwies sich OnStage als wertvolles Hilfsmittel im Kampf gegen Betrug.

„Mit dem Aufkommen von KI-Tools wird es immer einfacher, Texte zu generieren. OnStage verpflichtet Studierende, mehrere Versionen ihrer Abschlussarbeit einzureichen. So behalten wir den Prozess besser im Griff und können die Entwicklung der Studierenden verfolgen“, so Arjen.

Die Einführung: ein Lernprozess für alle

Der Umstieg auf OnStage bedeutete für die VU eine große Veränderung. Der VU war es wichtig, dass OnStage bei den Endnutzern, also Lehrenden und Studierenden, von Anfang an gut ankam.

Einer der wichtigsten Schritte war die Automatisierung von Schnittstellen. „Früher mussten Studierende manuell in Systeme eingetragen werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig war. Mit OnStage geschieht das jetzt automatisch“, erzählt Arjen.

Eine weitere Herausforderung: Die VU hat neun Fakultäten mit insgesamt 212 verschiedenen Programmen mit Abschlussarbeit. Das ließ sich nicht zentral einrichten, deshalb bekam jede Fakultät einen eigenen Key User, der den Prozess gemeinsam mit einem Team einrichten sollte.

„Es war wirklich ein Lernprozess“, sagt Marjolein. „Wir durften nicht alles mit OnStage lösen wollen, sondern mussten überlegen, was sinnvoll im System abgebildet werden kann und was nicht. Zum Glück waren die Leute von OnStage offen für Feedback und haben gut mitgedacht.“

Dennoch gab es auch Widerstand, vor allem weil OnStage ein System ist, das strukturierte Prozesse verlangt.

„Viele Lehrende waren es gewohnt, auf ihre eigene Weise zu arbeiten. OnStage brachte mehr Struktur hinein, was bedeutete, dass manche weniger Freiheit hatten, wie sie Dinge angingen. Daran musste man sich erst gewöhnen“, erklärt Marjolein.

Nach und nach setzte sich die Erkenntnis durch, dass gerade diese Struktur half, den Prozess besser in den Griff zu bekommen. Auch die Prüfungsausschüsse und Fakultätsleitungen sahen die Vorteile.

„Ein Key User sieht Dinge, die vorher unter dem Radar blieben. Wenn irgendwo etwas nicht gut läuft, kann das jetzt schneller angegangen werden“, sagt Marjolein.

Das Ergebnis

Mit der Einführung von OnStage hat die VU große Fortschritte bei der Verbesserung des Prozesses rund um die Abschlussarbeit gemacht. Das System sorgt dafür, dass Bewertungen einheitlicher sind und der Prozess effizienter verläuft.

„Wir haben jetzt viel mehr Kontrolle über den gesamten Ablauf“, sagt Arjen. „Studierende und Lehrende wissen genau, wo sie stehen, und die Fakultäten können gezielt auf Qualität setzen.“

Außerdem hat OnStage dazu beigetragen, den Verwaltungsaufwand zu senken. Wo Abschlussarbeiten und Bewertungen früher über E-Mails und einzelne Dateien verstreut waren, liegt jetzt alles an einem zentralen Ort. Das spart Zeit und verhindert Fehler.

Auch externe Qualitätsprüfer sind von der neuen Arbeitsweise angetan. „Bei einer kürzlichen Begutachtung hat die Kommission positiv hervorgehoben, dass wir jetzt ein System haben, mit dem Abschlussarbeiten besser begleitet und bewertet werden“, sagt Marjolein.

Auch wenn noch nicht alle Studiengänge OnStage nutzen, erwartet die VU, dass im nächsten Jahr fast alle damit arbeiten.

„Wir sind noch nicht fertig, aber wir machen große Fortschritte. Und wir laden andere Universitäten herzlich ein, uns zu besuchen und von unseren Erfahrungen zu lernen“, sagt Arjen abschließend.