Wie sorgen Sie dafür, dass die Organisation Ihrer Trainings genauso professionell und zukunftsorientiert ist wie die Inhalte, die Sie anbieten?
Für die Trimbos Academie, Teil des unabhängigen wissenschaftlichen Trimbos Instituut, wurde diese Frage immer relevanter. Mit einem wachsenden Trainingsangebot für Fachkräfte in der psychischen Gesundheitsversorgung stieß die Verwaltung immer häufiger an ihre Grenzen.
Hanneke Katsis-Bliekendaal, Beraterin bei der Trimbos Academie, erzählt, wie der Umstieg von manueller Arbeit in Excel auf Coachview für mehr Kontrolle, weniger Fehleranfälligkeit und vor allem Raum für Innovation gesorgt hat.
Die Herausforderung
Das Trimbos Instituut ist ein unabhängiges wissenschaftliches Wissensinstitut für psychische Gesundheit, Alkohol, Tabak und Drogen. Die Trimbos Academie bietet Trainings für Fachkräfte an, etwa für Mitarbeitende von GGZ-Einrichtungen (GGZ: die niederländische psychische Gesundheitsversorgung), Suchtkliniken und Coaches für die Rauchentwöhnung.
Hanneke erzählt:
„Wir bilden Fachkräfte aus, damit sie unser Wissen an ihre Klientinnen und Klienten weitergeben können.“
Hinter den Kulissen lief die Organisation der Trainings jedoch größtenteils manuell.
„Wir haben alles noch in Excel gemacht. Die Leute haben sich über die Website angemeldet, aber danach ging es über CSV-Dateien und kleine Excel-Tabellen hin und her zu Moodle und zu anderen Systemen. Jede Änderung musste an sechs verschiedenen Stellen manuell angepasst werden.“
Das bedeutete nicht nur viel zusätzliche Arbeit, sondern machte den Prozess auch fehleranfällig.
„Wenn man bei bestimmten Personen an sechs verschiedenen Stellen etwas ändern muss, dann geht auch mal etwas schief. Und das will man natürlich nicht.“
Außerdem kostete es enorm viel Zeit:
„Es war einfach sehr viel Handarbeit. Und diese Zeit haben wir eigentlich nicht mehr. Außerdem ist es schade, wenn es nicht sein muss.“
Der Wunsch war klar: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehleranfälligkeit und mehr Raum für Innovation.
Die Lösung
Über Universitäten und Hochschulen in Utrecht erfuhr Trimbos von Coachview.
„Sie arbeiteten damit und hatten gute Ergebnisse. Es sparte sehr viel Arbeit. Da dachte ich: Das will ich auch einmal ausprobieren.“
Es wurde eine interne Projektgruppe mit verschiedenen Abteilungen gebildet, darunter Finanzen und IT. Nach einer Demo und einer Bestandsaufnahme aller Wünsche folgte eine zweimonatige Implementierung.
„Wir haben den Implementierungsprozess gemeinsam durchlaufen. Coachview hat geholfen, das System nach unseren Bedürfnissen einzurichten.“
Nach einer Testphase und einem bewusst um die Weihnachtszeit gelegten Go-live lief das System ab Januar 2025 stabil.
Die Erwartungen, die Hanneke vorab hatte, haben sich erfüllt:
„Die Erwartungen, die ich hatte, haben sich wirklich erfüllt. Ich muss Teilnehmende jetzt nicht mehr sechsmal hin und her schieben. Um den ganzen automatischen Prozess dahinter muss man sich keine Sorgen mehr machen. Auch die Rechnungsstellung läuft automatisch.“
Auch die Dozenten-App wird inzwischen intensiv genutzt:
„Sie wird von mehr als 80 Dozentinnen und Dozenten genutzt. Sie sehen die Teilnehmenden, wann sie eingeplant sind, wo sie sein müssen und um wie viel Uhr. Das funktioniert wirklich gut.“
Durch die Automatisierung entstand Raum für das, worum es wirklich geht: Inhalte und Innovation.
„Wir brauchten Zeit, um unsere Trainings und E-Learnings weiterzuentwickeln, zum Beispiel mithilfe von KI. Wegen all der manuellen Prozesse hatte ich dafür keine Zeit. Jetzt können wir die gesparte Zeit nutzen, um unsere Trainings zu erneuern und zu verbessern und sie fit für 2026 zu machen.“
Das Ergebnis
Der größte Gewinn liegt laut Hanneke in der Zuverlässigkeit und der Ruhe im Prozess:
„Die größte Herausforderung war, alle Informationen gut zu den Teilnehmenden zu bringen. Das hat Coachview wirklich gelöst. Alle bekommen jetzt standardmäßig die richtigen Informationen. Und alle Umbuchungen laufen automatisch korrekt.“
Was früher viel Zeit gekostet hat, läuft jetzt strukturiert und effizient:
„Es hat unglaublich viel Zeit gekostet. Und wenn es nicht sein muss, ist das einfach schade.“
Darüber hinaus hat Coachview auch eine andere Denkweise in der Organisation angestoßen:
„Man denkt eher andersherum. Was soll eigentlich bei den Teilnehmenden ankommen? Wie kann man das so einfach wie möglich einrichten? Statt: Das ist eben so.“
Dieser Wechsel zum vorausschauenden Denken war eine wichtige Erkenntnis:
„Man muss vor allem vorher gut überlegen, was man will. Coachview zwingt einen mehr oder weniger dazu. Und das ist zugleich die größte Herausforderung.“
Die Zusammenarbeit wird dabei als fortlaufendes Zusammenspiel erlebt:
„Wir fühlen uns frei, zu sagen, was wir brauchen. Bisher wurde das wirklich gut aufgegriffen. Ich denke, Coachview hat unserer Organisation enorm geholfen und wird uns auch in Zukunft weiter helfen.“
Mit weniger manueller Arbeit, weniger Fehlern und mehr Fokus auf Innovation ist die Trimbos Academie bereit, ihre Trainings weiterzuentwickeln: effizient organisiert und mit den Teilnehmenden im Mittelpunkt.
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